一、受理范围
根据国家和学校相关规定，凡我校具有中国国籍的在职教职工因工作或学习需要，赴国（境）外开展教育教学、科学研究、学术访问、国际会议、文化交流、国际赛事、文艺演出、体育训练、教育展览、培训、研修以及友好交流访问等公务活动，均应按因公临时出国（境）管理，办理相关审批手续。严禁未经批准，擅自出国（境）执行公务活动。
从事探亲、访友、旅游、就医等非公务活动属于因私出国（境），不在我处受理范围之内。
通过国家留学基金委公派留学项目派出的教职工，其出国（境）手续按照项目要求办理。
二、办理时限
出访团组应严格按照时限要求，向我校国际处/港澳台办提交完整的申请材料进行初审，不符合时限要求、材料不齐的团组不予受理。原则上，赴美国、加拿大、俄罗斯团组应提前3个月；赴其他国家应提前2个月；赴港澳台地区应提前1个月。上述时限要求将根据实时签证政策进行调整。
暑假期间，因公出国（境）团组申请及返校报到材料受理时间为每周一、周四上午9:00-11:00，请出访人员提前与专办员联系进行预约。非上述时段相关材料不予受理，敬请理解和支持。
三、手续流程
流程 |
内容 |
备注 |
办理时限 |
准备材料 |
请申请人认真阅读《办理指南》，按照要求如实填写相关表格 |
表格模板 见文后链接 |
— |
材料初审 |
在规定时限内，向指定邮箱提交 完整材料（电子版） |
审核意见将通过 邮箱进行反馈 |
3个工作日 |
信息公示 |
组团单位通过内部局域网、公告栏等便于本单位人员知晓的方式 如实公示出访团组和人员信息 |
如实际出访安排 发生重大变化 需重新公示 |
不少于 5个工作日 |
材料复核 |
将《材料交接单》及清单中列明的所有材料（纸质版）交至国际处/港澳台办 |
专办员现场确认后 签字受理 |
2个工作日 |
校内审批 |
申请人通过学校OA系统请示上报 |
根据团组成员身份、经费类型、出访时间等，请团组成员所在单位、经费来源管理单位、人事处、国际处/港澳台办会签，报校领导审批 |
5-7个 工作日 |
申领护照 |
审批完成后由专办员通过湖南省 外事管理系统向省外办申领护照 |
需办理新护照的申请人请提前至湖南省外办签名、录指纹 |
5-10个 工作日 |
办理签证 |
通过省外办申请签证/签注 |
各国签证政策实时变化，请在办理前向专办员咨询确认 |
各国签证办理时限不一 |
行前培训 |
团组出访前，由组团单位组织开展行前培训 |
各单位应保留培训记录备查 |
— |
返校报到 |
出访人员回国后应在5个工作日内将证照归还至国际处/港澳台办,并在一个月内提交出访总结 |
完成报到手续后 方可领取报账材料 |
— |
四、材料清单
1. 因公临时出国团组
（1）邀请函及翻译件
（2）出访日程
（3）任务申请表
（4）人员备案表
（5）团长责任告知书
（6）身份证（正反面）
（7）证件照（数字照片回执）
（8）公示记录
（9）团组资料表
（10）出访人员情况表
（11）*根据各国签证要求提供的其他材料
2. 因公临时赴港澳团组
（1）邀请函及翻译件
（2）出访日程
（3）任务申请表
（4）人员备案表
（5）团长责任告知书
（6）身份证（正反面）
（7）证件照
（8）公示记录
（9）公示情况说明
五、联系方式
联系人：罗洁/曾子荷
地址：二里半校区木兰楼225/226室
电话：86-731-88872145/88826682
传真：86-731-88872044
邮箱：jieluo@hunnu.edu.cn，zengzh@hunnu.edu.cn
六、表格模板
