一、国际会议定义及类别
(一)国际会议定义
国际会议是指在我国境内举办(主办或承办)的、与会者来自3个或3个以上国家和地区(不含港、澳、台地区)的论坛、研讨会、交流会、报告会等相关学术会议(以下简称“会议”)。凡以“湖南师范大学”及下属各院系(单位)名义在湖南境内主办或承办符合上述定义的会议,均需按流程申办。
(二)会议类别
1. 重大国际会议:邀请党和国家领导人出席的国际会议;有外国政府正部长及以上官员或前国家元首、政府首脑出席的高级别国际会议;其他事关我国核心利益、涉及重大敏感问题以及重要国际问题的国际会议;外宾人数在100人及以上或会议总人数在400人及以上的社科类国际会议,以及外宾人数在300人及以上或会议总人数在800人及以上的自然科学类国际会议。
2.一般性国际会议:包括外宾人数在100人以下或会议总人数在400人以下的社科类国际会议,以及外宾人数在300人以下或会议总人数在800人以下的自然科学类国际会议。
二、组织机构
国际交流合作处(以下简称 “国际处”)是学校举办国际会议的归口管理部门,负责国际会议的申报与管理。科学技术处、社会科学处分别负责对自然科学类和社会科学类国际会议的审查;社会科学类国际会议还应同时报送宣传部审核。经费管理部门负责国际会议的预算审批。国际会议举办单位履行主体责任,负责国际会议的组织与实施,应当按照保密法规和学校保密规定的要求做好保密工作,不得泄露应当予以保密或者不宜公开的内容。
三、申报与审批
国际会议须一事一报,分为预报与正式申报两个阶段。预报的会议通过上级部门审批并列入年度计划的,方可正式申报。未经预报的会议,原则上不予受理。
(一)会议预报
1. 重大国际会议必须提前一年预报计划,逾期不予补报;一般性国际会议须在每年12月预报次年计划。国际会议预报由各院系(单位)提交《湖南师范大学举办国际会议计划表》(附件1)至国际处。
2. 国际处汇总全校年度拟举办国际学术会议计划,经学校审核通过后,行文报送湖南省委外事工作委员会办公室(以下简称“省外办”)。
(二)正式申报
1. 重大会议须在会议拟举办日期至少6个月前启动申请,5个月前报送所有材料。一般性会议须在会议拟举办日期至少4个月前通过学校办公系统发起申请,校内请示件可参考《关于申请举办XXX会议的请示》(附件2),并在会议拟举办日期3个月前报送所有材料。
2. 会议负责人提供校内审批单至校办二楼机要室,填写《申办国际会议承诺书》,并由机要室通过内网邮箱发送至省外办。
3. 会议负责人提供报文,由国际处报送省外办审批。
(三)请示件正文及附件要求
1. 请示件正文要求
为规范报文格式,提高工作效率,会议负责人应根据学校公文格式准备请示文件,内容包括:
(1)会议的中、英文全称及简称;举办日期、会期、地点;主办单位、合办单位、协办单位、承办单位名称(国境外单位应注明中外文全称)。会议名称不得随意使用“峰会”“国际论坛”“世界大会”“全球大会”“高层会议”等称谓。
(2)举办会议的必要性、预期目的、利弊分析;
(3)会议的主题、议题和主要内容;
(4)与会人员范围、会议规模、外宾人数和国家;
(5)会议经费来源及预算明细。
2. 附件要求
(1)国(境)外参会人员名单及简介(充分做好背景调查工作,明确其政治背景、对华态度、历次活动及有无“一中一台”或“两个中国”问题);
(2)会议简介;
(3)会议日程安排表;
(4)经费来源及预算。
四、会议总结
会议结束后,举办学院(单位)应认真总结,并于会议结束后1周内将《国际会议总结表》(附件3)提交至国际处,国际处审核后报省外办。
五、注意事项:
1. 未经批准,不得擅自对外申办、承诺举办国际学术会议,不得发布会议通知与邀请函,不得在会议召开时擅自更改批件上的会议举办时间和地点。
2. 凡不符合规定、无实质内容的国际会议,一律不得举办或承办。如无特殊需要,未经批准,原则上不得设立固定年会或与外方轮流举办机制。
3. 国际会议申报流程将根据上级部门有关政策适时调整。
联 系 人:董滋
联系电话:0731-88872245
邮 箱:dongzi@hunnu.edu.cn
附件:
1.《湖南师范大学国际会议计划表》
2.《关于申请举办XXX会议的请示》
3.《湖南师范大学国际会议总结表》
国际交流合作处
2026年4月21日