一、国际会议定义及类别

 （一）国际会议定义

 国际会议是指在我国境内举办（主办或承办）的、与会者来自3个或3个以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的论坛、研讨会、交流会、报告会等相关学术会议（以下简称“会议”）。凡以“湖南师范大学”及下属各院系（单位）名义在湖南境内主办或承办符合上述定义的会议，均需按流程申办。

 （二）会议类别

 1. 重大国际会议：邀请党和国家领导人出席的国际会议；有外国政府正部长及以上官员或前国家元首、政府首脑出席的高级别国际会议；其他事关我国核心利益、涉及重大敏感问题以及重要国际问题的国际会议；外宾人数在100人及以上或会议总人数在400人及以上的社科类国际会议，以及外宾人数在300人及以上或会议总人数在800人及以上的自然科学类国际会议。

 2.一般性国际会议：包括外宾人数在100人以下或会议总人数在400人以下的社科类国际会议，以及外宾人数在300人以下或会议总人数在800人以下的自然科学类国际会议。

 二、组织机构

 国际交流合作处（以下简称 “国际处”）是学校举办国际会议的归口管理部门，负责国际会议的申报与管理。科学技术处、社会科学处分别负责对自然科学类和社会科学类国际会议的审查；社会科学类国际会议还应同时报送宣传部审核。经费管理部门负责国际会议的预算审批。国际会议举办单位履行主体责任，负责国际会议的组织与实施，应当按照保密法规和学校保密规定的要求做好保密工作，不得泄露应当予以保密或者不宜公开的内容。

 三、申报与审批

 国际会议须一事一报，分为预报与正式申报两个阶段。预报的会议通过上级部门审批并列入年度计划的，方可正式申报。未经预报的会议，原则上不予受理。

 （一）会议预报

  1. 重大国际会议必须提前一年预报计划，逾期不予补报；一般性国际会议须在每年12月预报次年计划。国际会议预报由各院系（单位）提交《湖南师范大学举办国际会议计划表》（附件1）至国际处。

 2. 国际处汇总全校年度拟举办国际学术会议计划，经学校审核通过后，行文报送湖南省委外事工作委员会办公室（以下简称“省外办”）。

 （二）正式申报

  1. 重大会议须在会议拟举办日期至少6个月前启动申请，5个月前报送所有材料。一般性会议须在会议拟举办日期至少4个月前通过学校办公系统发起申请，校内请示件可参考《关于申请举办XXX会议的请示》（附件2），并在会议拟举办日期3个月前报送所有材料。

 2. 会议负责人提供校内审批单至校办二楼机要室，填写《申办国际会议承诺书》，并由机要室通过内网邮箱发送至省外办。

 3. 会议负责人提供报文，由国际处报送省外办审批。

（三）请示件正文及附件要求

 1. 请示件正文要求

 为规范报文格式，提高工作效率，会议负责人应根据学校公文格式准备请示文件，内容包括：

（1）会议的中、英文全称及简称；举办日期、会期、地点；主办单位、合办单位、协办单位、承办单位名称（国境外单位应注明中外文全称）。会议名称不得随意使用“峰会”“国际论坛”“世界大会”“全球大会”“高层会议”等称谓。

（2）举办会议的必要性、预期目的、利弊分析；

（3）会议的主题、议题和主要内容；

（4）与会人员范围、会议规模、外宾人数和国家；

（5）会议经费来源及预算明细。

 2. 附件要求

（1）国（境）外参会人员名单及简介（充分做好背景调查工作，明确其政治背景、对华态度、历次活动及有无“一中一台”或“两个中国”问题）；

（2）会议简介；

（3）会议日程安排表；

（4）经费来源及预算。

 四、会议总结

 会议结束后，举办学院（单位）应认真总结，并于会议结束后1周内将《国际会议总结表》（附件3）提交至国际处，国际处审核后报省外办。

 五、注意事项：

 1. 未经批准，不得擅自对外申办、承诺举办国际学术会议，不得发布会议通知与邀请函，不得在会议召开时擅自更改批件上的会议举办时间和地点。

 2. 凡不符合规定、无实质内容的国际会议，一律不得举办或承办。如无特殊需要，未经批准，原则上不得设立固定年会或与外方轮流举办机制。

 3. 国际会议申报流程将根据上级部门有关政策适时调整。

 联 系 人：董滋

 联系电话：0731-88872245

 邮 箱：dongzi@hunnu.edu.cn

  附件：

  1.《湖南师范大学国际会议计划表》

  2.《关于申请举办XXX会议的请示》

  3.《湖南师范大学国际会议总结表》

国际交流合作处

2026年4月21日