因公出国及赴港澳团组申请程序及材料要求

湖南师范大学因公出国及赴港澳团组申请程序及材料要求

 

一、因公出国(境)团组申请程序

1、申请人向组团单位提交《湖南师范大学因公出国、赴港澳任务申请表》(见附件),由组团单位主要负责人签署明确意见,并加盖单位公章。如有不同单位分别派人参团,每个派人单位主要负责人都要签署意见、并加盖派人单位公章。主要负责人不得签署自己的出访报告。

2、如需在校内报销出国(境)费用,申请人向校内经费来源管理单位提交《湖南师范大学因公出国、赴港澳任务申请表》,由校内经费来源管理单位签署明确意见,并加盖单位公章。经费来源由多个单位管理的,每个管理单位都要签署意见并加盖单位公章。如果经费来源管理单位即组团单位,应由该单位财务一支笔签署经费来源管理单位意见。

3、如团组成员包括副处级以上(含副处级)行政人员的,申请人应将《湖南师范大学因公出国、赴港澳任务申请表》报送所在单位联系或分管校领导签署意见。团组成员全部为副处级以下行政级别人员的出访无须校领导签署。

4、《湖南师范大学因公出国、赴港澳任务申请表》签署完毕后,连同其它申请材料报送国际交流合作处。

5、国际交流合作处收到申请材料后,经审核无误,对申请内容上报审批。

6、校内审批通过后,按规定对团组信息进行公示。

7、公示完成后报送上级主管部门审批,并办理后续手续。

所有申请材料必须在距离出访日期一个月之前报送(赴南北美洲、欧洲国家需提前三个月报送),否则国际交流合作处不受理申请。

8、出访结束后,团组成员凭出访报告(要求见http://oiec.hunnu.edu.cn/ShowDocument.aspx?ID=722)及出访使用的因公护照(因公赴港澳通行证)到国际交流合作处报到,领取任务批件复印件用于报销出访经费。

二、因公出国(境)团组申请材料

1、《湖南师范大学因公出国、赴港澳任务申请表》与《湖南师范大学因公出国、赴港澳人员名单》。

填写要求见表格后附说明。访问活动、日程、人员的安排应符合我校出国(境)管理有关规定要求。

2、团组邀请材料。分为以下三种情况:

我校自行组团:邀请函原件、复印件2份、翻译件2份;

上级单位组团要求我校派人参加:任务批件、任务确认件、双跨团组征求意见函;

省内其他单位组团商请我校派人参加:组团单位商请派人参团的公函、加盖组团单位公章的《因公出国(境)参团人员征求意见表》、邀请函复印件1份、翻译件1份。

3、《因公出国团长责任告知书》

由团长签名。赴港澳团组、参加上级单位组团出访的团组不需要提供此材料。

4、照片

1)护照(港澳通行证)用白底2寸护照照片2张(35mmX45mm);

2)签证(签注)照片。请提前向国际交流合作处了解规格和数量;

3)以上照片均应在公安部门指定出入境照片拍摄地点拍摄,以免照片不合格影响审批;(建议地点:五一广场凯旋门摄影馆,电话84425278);

4)请提供以上照片电子底片至国际交流合作处邮箱。

5、《因公电子护照申请表》。

在电脑上填写该表,打印后在签名处亲笔签名。在贴身份证处贴上身份证正反面复印件。请注意在电脑上填写表格时不要改动表格格式。申请办理赴港、澳通行证不填写该表,只需要提供身份证复印件。已有因公护照或通行证,且距离出访时间仍有半年以上有效期的申请人不用办理新的因公证照。

6、《因公临时出国(境)人员备案表》电子版。

填写后将电子版发送至国际交流合作处邮箱。

7、《因公出国(境)参团人员征求意见表》电子版。

填写后将电子版发送至国际交流合作处邮箱。

8、签证用出访人员情况表格。

1)只有通过我校办理因公签证的出国团组需要提供此套表格。上级单位组团、外单位组团、前往免签或落地签国家不须提供,请提前向国际交流合作处咨询有关国家签证需求;

2)《团组表》每个需签证的国家提供一份(前往多个申根国家的,尽管只签一个国家,也需要每个访问的国家提供一份《团组表》);

3)对应大区人员情况表每个参团人员提供一份;

4)赴美国团组还要填写一份《访美日程表》;

5)填写时可使用最新版本Acrobat软件直接填写电子版,或打印出来手填。

举例:如团组按顺序前往美国、加拿大,则应提供美国团组表一份、加拿大团组表一份、访美日程表一份、美加合并人员情况表每人一份。

如团组按顺序前往土耳其、希腊、法国,则应提供土耳其团组表一份、希腊团组表一份、法国团组表一份、欧洲人员情况表每人一份。

9、出国境日程表电子版。

1)请按附件样表填写。日程安排应紧凑合理、务实高效。除添加必要的国际旅行时间外,出访天数不得超过邀请函上注明的邀请天数。邀请方提供会议日程等文件的,应按照邀请方日程填写。

2)日程表中应注明每天的活动安排、会见人员、活动地点等。

3)教学科研人员出国开展学术交流合作天数在一周以内的,应按以上要求说明日程;天数在一周以上的,如不能明确每天的活动安排,应按周说明各时间段主要活动安排。

4)如果日程不够详细或与访问目的无关,将不能保证按计划天数批准。

填写后将电子版发送至国际交流合作处邮箱。

10、其它签证所需材料,请提前向国际交流合作处咨询确认。

 

联系人:周元

材料接收邮箱:zhouyuan@hunnu.edu.cn
   联系电话:
88826682  

附件:

1.《湖南师范大学因公出国、赴港澳任务申请表》与《湖南师范大学因公出国、赴港澳人员名单》

2.因公电子护照申请表 

3.人员征求意见表

4.人员备案表

5.日程模板

6.出访人员情况表

7.团长责任告知书

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湖南省长沙市岳麓区麓山路36号(410006),+86-731-88872044,oiec@hunnu.edu.cn